Facilitar la elaboración, archivo y gestión de la información: Una buena gestión de documentos, conlleva economía, sostenibilidad y reducción de tiempos y costos, además permite aprovechar correctamente los sistemas aplicados en la organización.
Posibilitar la recuperación de información, mediante el uso de software especializado en la localización y disposición de la información, con eficientes herramientas de búsqueda. Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central
Preservar la memoria institucional de la organización, al conservar en forma adecuada la historia y los archivos importantes.
Optimizar el uso de la información: Al digitalizar los datos la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en caso de desastre.
Acceso a la información: A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos necesarios para la relación que mantienen. Con esta característica ya no son necesarias las pequeñas memorias USB, o los emails con diferentes versiones de un documento.
Colaboración en tiempo real: Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo, mientras éste está alojado en una localización central. Con ello, los empleados podrán acceder en todo momento a una visión general de un documento, pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite, de esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de forma más sencilla.
Si consideras que tu empresa requiere un Sistema de Gestión Documental, contáctanos.
Nuestras soluciones se adecuan según tus requerimientos.
